- No January requirement. Employers can cancel a group plan and start ICHRA at any time of year — there's no federal law requiring a January start date.
- No hay requisito de enero. Los empleadores pueden cancelar un plan grupal e iniciar ICHRA en cualquier momento del año — ninguna ley federal exige empezar en enero.
- The timing trap. Employees losing group coverage get a 60-day Special Enrollment Period to buy a marketplace plan — but only if the group plan cancellation is the triggering event. They need to know this in advance.
- La trampa del calendario. Los empleados que pierden cobertura grupal tienen un Período de Inscripción Especial de 60 días para comprar un plan del mercado — pero solo si la cancelación del plan grupal es el evento desencadenante. Necesitan saberlo con antelación.
- Announce early. Give employees at least 60 days notice before the switch so they have time to select marketplace plans before the ICHRA goes live — and before the SEP window opens.
- Anuncia con tiempo. Da a los empleados al menos 60 días de aviso antes del cambio para que puedan seleccionar planes del mercado antes de que el ICHRA entre en vigor — y antes de que abra la ventana de inscripción especial.
The employer side: what you actually need to doEl lado del empleador: qué debes hacer
The mechanics of a mid-year switch are not complicated, but they require sequencing. Three things have to happen in the right order.
La mecánica de un cambio a mitad del año no es complicada, pero requiere seguir una secuencia. Tres cosas tienen que ocurrir en el orden correcto.
Step 1: Written notice to employees. Federal ICHRA regulations require employers to give employees 90 days of written notice before a new ICHRA plan year begins. This notice must include the allowance amount, employee class definitions, and a statement explaining that employees need individual market coverage to participate. If you're switching mid-year — say, your plan year starts July 1 — that 90-day notice must go out by April 1 at the latest. For a first-year ICHRA started mid-year, the regulation says notice must be given "as early as practicable" if 90 days isn't possible.
Paso 1: Aviso escrito a los empleados. Las regulaciones federales de ICHRA exigen que los empleadores den a los empleados 90 días de aviso escrito antes de que comience un nuevo año de plan ICHRA. Este aviso debe incluir el monto de la asignación, las definiciones de clases de empleados, y una declaración explicando que los empleados necesitan cobertura de mercado individual para participar. Si cambias a mitad del año — por ejemplo, tu año de plan comienza el 1 de julio — ese aviso de 90 días debe enviarse a más tardar el 1 de abril. Para un ICHRA de primer año iniciado a mitad del año, la regulación dice que el aviso debe darse "tan pronto como sea posible" si 90 días no es factible.
Step 2: ICHRA plan document. Before the ICHRA can legally operate, you need a written plan document — this is a federal requirement under ERISA. Your ICHRA administrator will typically draft this for you. It defines the plan year, employee classes, allowance amounts, eligible expenses, and reimbursement procedures. Without a compliant plan document, your reimbursements aren't tax-free. See our guide on how to set up ICHRA for the full checklist.
Paso 2: Documento del plan ICHRA. Antes de que el ICHRA pueda operar legalmente, necesitas un documento de plan escrito — este es un requisito federal bajo ERISA. Tu administrador de ICHRA normalmente lo redactará por ti. Define el año del plan, las clases de empleados, los montos de asignación, los gastos elegibles y los procedimientos de reembolso. Sin un documento de plan conforme, tus reembolsos no estarán exentos de impuestos. Consulta nuestra guía sobre cómo configurar ICHRA para la lista completa.
Step 3: Terminate the group plan. Review your existing group insurance contract for the termination notice requirement — most carriers require 30 to 60 days written notice to terminate coverage. Timing the group plan end date to align exactly with the ICHRA start date closes the coverage gap. Give the insurer notice slightly ahead of schedule; don't assume the termination is automatic just because you stop paying premiums.
Paso 3: Cancelar el plan grupal. Revisa tu contrato de seguro grupal existente para conocer el requisito de aviso de terminación — la mayoría de las aseguradoras requieren 30 a 60 días de aviso escrito para cancelar la cobertura. Sincronizar la fecha de fin del plan grupal exactamente con la fecha de inicio del ICHRA cierra la brecha de cobertura. Da aviso a la aseguradora con algo de anticipación; no asumas que la terminación es automática solo porque dejas de pagar las primas.
From day one of the new ICHRA plan year, employees submit expense receipts — typically marketplace premium invoices and out-of-pocket medical receipts — through the ICHRA administrator platform, and you reimburse up to their monthly allowance. The ICHRA reimbursement cycle runs monthly.
Desde el primer día del nuevo año del plan ICHRA, los empleados envían comprobantes de gastos — normalmente facturas de primas del mercado y recibos médicos — a través de la plataforma del administrador de ICHRA, y tú reembolsas hasta su asignación mensual. El ciclo de reembolso ICHRA funciona mensualmente.
The employee side: the timing trap explainedEl lado del empleado: la trampa del calendario explicada
This is where mid-year transitions most often go wrong — not for the employer, but for the employees who end up uninsured through no fault of their own.
Aquí es donde las transiciones a mitad del año suelen salir mal — no para el empleador, sino para los empleados que terminan sin seguro sin culpa propia.
Under ACA rules, employees with marketplace plans can only enroll in two windows:
Según las reglas de la ACA, los empleados con planes del mercado solo pueden inscribirse en dos ventanas:
- Open Enrollment — November 1 through January 15 (for most states), covering the following calendar year.
- Inscripción Abierta — del 1 de noviembre al 15 de enero (para la mayoría de estados), cubriendo el siguiente año calendario.
- Special Enrollment Periods (SEPs) — triggered by qualifying life events: losing job-based coverage, getting married, having a baby, moving to a new coverage area, and similar events.
- Períodos de Inscripción Especial (SEP) — activados por eventos de vida calificadores: perder cobertura laboral, casarse, tener un bebé, mudarse a una nueva área de cobertura, y eventos similares.
Here's the critical detail: losing employer-sponsored group health coverage IS a qualifying event that triggers a 60-day SEP. If you terminate the group plan on June 30, your employees have until August 29 to select and enroll in a marketplace plan — and their ICHRA can reimburse the premiums from day one.
Aquí está el detalle crítico: perder la cobertura de salud grupal patrocinada por el empleador ES un evento calificador que activa un SEP de 60 días. Si cancelas el plan grupal el 30 de junio, tus empleados tienen hasta el 29 de agosto para seleccionar e inscribirse en un plan del mercado — y su ICHRA puede reembolsar las primas desde el primer día.
The trap: employees must act within those 60 days. If an employee doesn't realize they have a limited SEP window — or doesn't understand that losing the group plan triggers it — they can miss the window entirely and go uninsured until the next Open Enrollment in November. An employee who misses the August 29 deadline and doesn't have a separate qualifying event would have no marketplace enrollment path until November 1.
La trampa: los empleados deben actuar dentro de esos 60 días. Si un empleado no sabe que tiene una ventana SEP limitada — o no entiende que perder el plan grupal la activa — puede perder la ventana por completo y quedar sin seguro hasta la próxima Inscripción Abierta en noviembre. Un empleado que pierde la fecha límite del 29 de agosto y no tiene un evento calificador separado no tendría ningún camino de inscripción en el mercado hasta el 1 de noviembre.
This is why the employer notice matters so much. The 90-day advance notice requirement isn't bureaucratic — it gives employees real time to research marketplace plans, compare options on healthcare.gov, and select coverage that takes effect the moment their group plan ends.
Por eso el aviso del empleador es tan importante. El requisito de aviso de 90 días no es burocrático — le da a los empleados tiempo real para investigar planes del mercado, comparar opciones en healthcare.gov, y seleccionar cobertura que entre en vigor en el momento en que su plan grupal termina.
The smartest transition timelineEl calendario de transición más inteligente
Use this sequence for any mid-year switch. Adjust the month labels to your target start date.
Usa esta secuencia para cualquier cambio a mitad del año. Ajusta las etiquetas de mes a tu fecha de inicio objetivo.
| When | Action | Who |
|---|---|---|
| Month −3 | Announce the transition to ICHRA in writing. Explain the SEP window employees will receive. Share resources for comparing marketplace plans in your state. | Employer |
| Month −2 | Finalize ICHRA plan document. Select ICHRA administrator. Confirm allowance amounts by employee class. | Employer + Admin |
| Month −1 | Send group plan termination notice to your insurer (per contract requirements, typically 30-60 days). Begin helping employees select marketplace plans. | Employer |
| Month 0 | Group plan ends. ICHRA begins. Employees submit marketplace enrollment confirmation. Reimbursement cycle starts. | Both |
| Month 0 + 60 days | SEP window closes. Any employee without coverage must wait for Open Enrollment. | Employees |
The cleanest possible mid-year scenario: terminate the group plan at the October 31 renewal, start ICHRA November 1. Open Enrollment (Nov 1 – Jan 15) coincides perfectly, so every employee has a natural marketplace enrollment window with no reliance on the SEP at all. If your group plan renews in the fall, this is worth pursuing instead of waiting a full additional year on the group plan.
El escenario de mitad de año más limpio: terminar el plan grupal en la renovación del 31 de octubre, iniciar ICHRA el 1 de noviembre. La Inscripción Abierta (1 nov – 15 ene) coincide perfectamente, por lo que cada empleado tiene una ventana natural de inscripción en el mercado sin depender del SEP en absoluto. Si tu plan grupal se renueva en otoño, vale la pena considerar esta opción en lugar de esperar otro año completo.
What the switch actually savesCuánto ahorra realmente el cambio
The financial case for switching is usually the reason employers investigate ICHRA in the first place. Here's what the numbers look like in representative markets:
El argumento financiero para cambiar es usualmente la razón por la que los empleadores investigan ICHRA en primer lugar. Así se ven los números en mercados representativos:
| Cost item | Group plan (10 employees, FL/TX/TN) | ICHRA ($300/employee) |
|---|---|---|
| Monthly cost | ~$4,200/month | $3,000/month |
| Annual cost | ~$50,400/year | $36,000/year |
| Annual savings | $14,400/year | |
| Annual renewal risk | 5–15% increase typical | You set the allowance |
| Participation minimums | Yes (typically 70%) | None |
| Employer controls budget? | No | Yes |
For Florida employers and Texas employers especially, where individual marketplace premiums are competitive due to high insurer participation, ICHRA allowances of $250–$350/employee often cover a full Silver plan for younger workers and a meaningful portion of premiums for older ones — while keeping your total annual spend predictable regardless of the carrier renewal cycle.
Especialmente para los empleadores de Florida y los empleadores de Texas, donde las primas del mercado individual son competitivas debido a la alta participación de aseguradoras, las asignaciones de ICHRA de $250–$350/empleado a menudo cubren un plan Silver completo para trabajadores jóvenes y una parte significativa de las primas para los mayores — manteniendo tu gasto anual total predecible independientemente del ciclo de renovación de la aseguradora.
FAQ: mid-year ICHRA transitionsPreguntas frecuentes: transiciones ICHRA a mitad del año
Do I have to give 90 days notice before switching to ICHRA?¿Tengo que dar 90 días de aviso antes de cambiar a ICHRA?
Federally, the 90-day notice requirement applies to the initial ICHRA setup — if you're terminating a group plan mid-year, check your group plan contract's termination notice clause (typically 30-60 days to the insurer). Give employees at least 60 days notice so they can arrange marketplace coverage before the SEP window opens.
A nivel federal, el requisito de aviso de 90 días aplica a la configuración inicial del ICHRA — si estás terminando un plan grupal a mitad del año, revisa la cláusula de aviso de terminación del contrato de tu plan grupal (normalmente 30-60 días para la aseguradora). Da a los empleados al menos 60 días de aviso para que puedan organizar cobertura del mercado antes de que se abra la ventana SEP.
What if some employees are in the middle of a claim when the group plan ends?¿Qué pasa si algunos empleados tienen una reclamación en curso cuando termina el plan grupal?
Claims incurred before the termination date are still covered by the group plan (subject to runout period, typically 90 days). ICHRA only covers expenses from the ICHRA start date forward. There is no mid-treatment claim transfer. If an employee is mid-course of treatment, they should factor this into their marketplace plan selection — choosing a plan that covers their existing provider network wherever possible.
Las reclamaciones incurridas antes de la fecha de terminación siguen estando cubiertas por el plan grupal (sujeto al período de liquidación, normalmente 90 días). El ICHRA solo cubre gastos desde la fecha de inicio del ICHRA en adelante. No hay transferencia de reclamaciones a mitad del tratamiento. Si un empleado está en curso de tratamiento, debe considerar esto al seleccionar su plan del mercado — eligiendo un plan que cubra su red de proveedores existente siempre que sea posible.
Can I offer ICHRA to some employees and keep the group plan for others?¿Puedo ofrecer ICHRA a algunos empleados y mantener el plan grupal para otros?
Only if they're in different employee classes defined by the ICHRA rules (e.g., full-time vs. part-time, salaried vs. hourly, different geographic locations). You cannot offer ICHRA and a group plan to employees in the same class — they must get one or the other. This is one of the most frequently misunderstood rules: the separation must run along legitimate class lines, not individual employee preference.
Solo si están en diferentes clases de empleados definidas por las reglas de ICHRA (p. ej., tiempo completo vs. tiempo parcial, asalariados vs. por hora, diferentes ubicaciones geográficas). No puedes ofrecer ICHRA y un plan grupal a empleados de la misma clase — deben recibir uno u otro. Esta es una de las reglas más frecuentemente mal entendidas: la separación debe seguir líneas de clase legítimas, no la preferencia individual del empleado.
My group plan renews October 1. Can I switch to ICHRA November 1 instead of waiting a full year?Mi plan grupal se renueva el 1 de octubre. ¿Puedo cambiar a ICHRA el 1 de noviembre en lugar de esperar un año completo?
Yes. You can terminate the group plan at the October 31 renewal and start ICHRA November 1. Your employees' marketplace Open Enrollment coincides perfectly (Nov 1 – Jan 15), so they have a natural enrollment window. This is actually the cleanest mid-year switch scenario — employees don't need to rely on the SEP at all, and no one risks missing a 60-day window.
Sí. Puedes terminar el plan grupal en la renovación del 31 de octubre e iniciar ICHRA el 1 de noviembre. La Inscripción Abierta del mercado de tus empleados coincide perfectamente (1 nov – 15 ene), por lo que tienen una ventana natural de inscripción. Este es en realidad el escenario de cambio a mitad del año más limpio — los empleados no necesitan depender del SEP en absoluto, y nadie corre el riesgo de perder una ventana de 60 días.
Every ICHRA rule change. Every compliance update. One email. Cada cambio de regla ICHRA. Cada actualización de cumplimiento. Un email.
No spam. No vendor pitches. Just what changed this week in ICHRA regulation — in plain English, with the citations.
Sin spam. Sin pitches de vendors. Solo lo que cambió esta semana en regulación ICHRA — en lenguaje claro, con las citas.
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Puedes darte de baja con un clic. No vendemos la lista.
Ready to run your mid-year switch numbers? ¿Listo para calcular tu cambio a mitad del año?
We'll connect you with a licensed agent who can calculate your ICHRA allowance, map the transition timeline for your specific group plan renewal date, and make sure no employee gets left without coverage.
Te conectamos con un agente con licencia que puede calcular tu asignación ICHRA, trazar el calendario de transición para tu fecha de renovación de plan grupal específica, y asegurarse de que ningún empleado quede sin cobertura.
SourcesFuentes
- Federal Register — Final ICHRA Rule (26 CFR Part 54) — 90-day notice requirement
- HealthCare.gov — Special Enrollment Period eligibility and triggering events
- IRS Notice 2019-45 — ICHRA affordability standards and employee class definitions
- ERISA Section 402 — Written plan document requirement
- CMS — Marketplace Open Enrollment and Special Enrollment Period rules