How to set up ICHRA in 2026: step-by-step employer guide Cómo configurar un ICHRA en 2026: guía paso a paso para empleadores

What is an ICHRA, and what employers are eligible to offer one? ¿Qué es un ICHRA y qué empleadores son elegibles para ofrecerlo?

ICHRA (Individual Coverage Health Reimbursement Arrangement) — a federal benefit framework established under the 2019 final rule (effective January 2020) that allows employers of any size to reimburse employees tax-free for individual health insurance premiums purchased on or off the ACA Marketplace. Under 26 CFR §54.9802-4, any employer with at least one W-2 employee can establish an ICHRA. This includes for-profit businesses, nonprofits, churches, and government entities. Sole proprietors with no W-2 employees — including a self-employed individual whose only "employee" is themselves — fall outside this framework.

ICHRA (Individual Coverage Health Reimbursement Arrangement): un marco federal de beneficios establecido bajo la regla final de 2019 (vigente desde enero de 2020) que permite a empleadores de cualquier tamaño reembolsar a empleados libre de impuestos por las primas de seguros de salud individuales compradas dentro o fuera del Mercado ACA. Bajo 26 CFR §54.9802-4, cualquier empleador con al menos un empleado W-2 puede establecer un ICHRA. Esto incluye empresas con fines de lucro, organizaciones sin fines de lucro, iglesias y entidades gubernamentales. Los propietarios únicos sin empleados W-2 quedan fuera de este marco.

According to the Peterson-KFF Health System Tracker, ICHRA covered an estimated 400,000–800,000 lives in 2025 — up 2.8× year-over-year, with HealthSherpa projecting a potential tripling again by 2027. Despite this growth, the framework remains new enough that most small-business owners have never encountered it, making a clear setup walkthrough essential.

Según el Peterson-KFF Health System Tracker, el ICHRA cubrió aproximadamente 400,000–800,000 personas en 2025, con un crecimiento de 2.8 veces año tras año, y HealthSherpa proyecta que podría triplicarse nuevamente para 2027. A pesar de este crecimiento, el marco es lo suficientemente nuevo como para que la mayoría de los dueños de pequeñas empresas nunca lo hayan conocido.

What plan documents are required to legally establish an ICHRA? ¿Qué documentos del plan se requieren para establecer legalmente un ICHRA?

Before any reimbursements are made, an employer must adopt a written plan document. Under ERISA and IRS guidance, a compliant ICHRA plan document typically addresses:

Antes de realizar cualquier reembolso, el empleador debe adoptar un documento de plan por escrito. Según la ERISA y la orientación del IRS, un documento de plan ICHRA que cumpla con los requisitos generalmente aborda:

• Plan effective date — the first day of the plan year.
• Fecha de vigencia del plan — el primer día del año del plan.
• Eligible employee classes — which of the 11 permitted classes receive the benefit, and at what allowance amounts.
• Clases de empleados elegibles — cuáles de las 11 clases permitidas reciben el beneficio y con qué montos de asignación.
• Monthly allowance amounts — stated in dollars per class (e.g., $400/month for part-time employees, $700/month for full-time employees in a given state).
• Montos de asignación mensual — expresados en dólares por clase (p. ej., $400/mes para empleados a tiempo parcial, $700/mes para empleados a tiempo completo en un estado determinado).
• Eligible expenses — at minimum, individual health insurance premiums; optionally, §213(d) qualified medical expenses.
• Gastos elegibles — como mínimo, las primas de seguros de salud individuales; opcionalmente, gastos médicos calificados según §213(d).
• Proof-of-coverage requirement — employees must demonstrate they hold qualifying individual health coverage (QHC) to receive reimbursements.
• Requisito de prueba de cobertura — los empleados deben demostrar que tienen cobertura de salud individual calificada (QHC) para recibir reembolsos.
• Claims and reimbursement procedure — how employees submit documentation and how quickly the employer processes it.
• Procedimiento de reclamaciones y reembolsos — cómo los empleados presentan la documentación y con qué rapidez el empleador la procesa.
• Non-discrimination rules acknowledgment — under 26 CFR §54.9802-4, allowances may vary by class and by age (up to 3:1 ratio older-to-younger), but not by health status.
• Reconocimiento de reglas de no discriminación — según 26 CFR §54.9802-4, las asignaciones pueden variar por clase y por edad (hasta una proporción de 3:1 entre empleados mayores y más jóvenes), pero no por estado de salud.

Several ICHRA administrators — including PeopleKeep, Take Command Health, and Thatch — offer model plan documents as part of their onboarding process. Employers working independently often engage an ERISA attorney to draft or review the plan document. The IRS does not pre-approve plan documents; compliance is self-certified at setup and reviewed through the annual reporting cycle (Forms 1094-B and 1095-B for non-ALEs; 1094-C and 1095-C for Applicable Large Employers).

Varios administradores de ICHRA, incluidos PeopleKeep, Take Command Health y Thatch, ofrecen documentos de plan modelo como parte de su proceso de incorporación. Los empleadores que trabajan de forma independiente suelen contratar a un abogado de ERISA para redactar o revisar el documento del plan. El IRS no aprueba previamente los documentos del plan; el cumplimiento es autocertificado al momento de la configuración y se revisa durante el ciclo anual de informes (Formularios 1094-B y 1095-B para empresas no-ALE; 1094-C y 1095-C para Empleadores Grandes Aplicables).

How does employee class design work — and what are the 11 permitted classes? ¿Cómo funciona el diseño de clases de empleados y cuáles son las 11 clases permitidas?

Under 26 CFR §54.9802-4, an employer may offer different ICHRA allowance amounts to employees in different "classes." This is one of ICHRA's most powerful features for employers with mixed workforces — but also one of the most technically complex. The 11 permitted classes are:

Bajo 26 CFR §54.9802-4, un empleador puede ofrecer diferentes montos de asignación ICHRA a empleados en diferentes "clases". Esta es una de las características más poderosas del ICHRA para empleadores con fuerzas laborales mixtas, pero también una de las más técnicamente complejas. Las 11 clases permitidas son:

Minimum class size rule: When an employer has fewer than 100 employees and wants to offer a traditional group plan to one class while offering ICHRA to another, a minimum class size applies — generally 10 employees for employers with 10–19 total, or 10% of total employees (up to a maximum of 10) for employers under 10. The IRS designed this rule to prevent employers from routing their sickest, most expensive employees into the individual market while keeping healthy executives on a rich group plan. Employers exclusively offering ICHRA to all employees are not subject to this minimum.

Regla de tamaño mínimo de clase: Cuando un empleador tiene menos de 100 empleados y desea ofrecer un plan grupal tradicional a una clase mientras ofrece ICHRA a otra, se aplica un tamaño mínimo de clase: generalmente 10 empleados para empleadores con 10–19 empleados en total, o 10% del total de empleados (hasta un máximo de 10) para empleadores con menos de 10. El IRS diseñó esta regla para evitar que los empleadores dirijan a sus empleados más enfermos y costosos al mercado individual mientras mantienen a los ejecutivos saludables en un plan grupal enriquecido. Los empleadores que ofrecen ICHRA exclusivamente a todos los empleados no están sujetos a este mínimo.

"ICHRA's class design flexibility is what makes it transformative for distributed workforces — but that same flexibility means setup errors carry real compliance risk."

"La flexibilidad de diseño de clases del ICHRA es lo que lo hace transformador para las fuerzas laborales distribuidas, pero esa misma flexibilidad significa que los errores de configuración conllevan un riesgo de cumplimiento real."

When does the employer notice have to go out — and what must it say? ¿Cuándo debe enviarse el aviso al empleado y qué debe decir?

Under current federal regulations, employers must provide employees with a written ICHRA notice at least 90 days before the start of each plan year. For a January 1 plan year, this means the notice is due by October 3 of the prior year. New hires who join after the plan year begins must receive the notice on or before their first day of eligibility.

Según las regulaciones federales vigentes, los empleadores deben proporcionar a los empleados un aviso escrito del ICHRA al menos 90 días antes del inicio de cada año del plan. Para un año de plan que comienza el 1 de enero, esto significa que el aviso debe entregarse antes del 3 de octubre del año anterior. Los nuevos empleados que se incorporen después del inicio del año del plan deben recibir el aviso en su primer día de elegibilidad o antes.

The required notice must inform the employee of:

El aviso requerido debe informar al empleado sobre:

• The amount of the ICHRA allowance (monthly and annual).
• El monto de la asignación ICHRA (mensual y anual).
• Whether the ICHRA is deemed "affordable" under the 9.96% IRS threshold (2026 figure) — and which safe harbor the employer used.
• Si el ICHRA se considera "asequible" según el umbral del IRS del 9.96% (cifra de 2026) y qué "safe harbor" utilizó el empleador.
• That the employee may not claim both the ICHRA and the Advance Premium Tax Credit (APTC) for the same months — the APTC double-dip prohibition under IRS regulations.
• Que el empleado no puede reclamar tanto el ICHRA como el Crédito Fiscal de Prima Anticipada (APTC) para los mismos meses, la prohibición de doble beneficio bajo las regulaciones del IRS.
• The employee's right to opt out of the ICHRA, and the deadline for doing so.
• El derecho del empleado a optar por no participar en el ICHRA y la fecha límite para hacerlo.
• Contact information for where questions can be directed.
• Información de contacto para dirigir preguntas.

Legislative note: The Lower Health Care Premiums for All Americans Act (H.R.1 / CHOICE Act), which passed the U.S. House of Representatives 216–211 on December 17, 2025, would shorten this notice requirement from 90 days to 60 days if enacted by the Senate. According to PeopleKeep's CHOICE Arrangement explainer, the 60-day rule would apply with exceptions for new employers operating under 120 days and for newly eligible new hires. As of April 2026, the bill is pending Senate consideration.

Nota legislativa: La Ley de Primas de Atención Médica Más Bajas para Todos los Estadounidenses (H.R.1 / Ley CHOICE), que fue aprobada por la Cámara de Representantes de EE. UU. por 216–211 votos el 17 de diciembre de 2025, reduciría este requisito de aviso de 90 días a 60 días si es promulgada por el Senado. Según el explicador de PeopleKeep sobre el CHOICE Arrangement, la regla de 60 días se aplicaría con excepciones para nuevos empleadores que operan con menos de 120 días y para nuevos empleados recién elegibles. A partir de abril de 2026, el proyecto de ley está pendiente de consideración por el Senado.

How do employers calculate affordability and set compliant allowance amounts? ¿Cómo calculan los empleadores la asequibilidad y establecen montos de asignación que cumplan con la normativa?

For employers with 50 or more full-time-equivalent employees (Applicable Large Employers, or ALEs), ICHRA affordability directly affects ACA employer-mandate compliance. Under the 2026 affordability threshold of 9.96% of household income (set by 26 CFR §1.36B-2), an ICHRA is "affordable" if the remaining premium cost for the employee — after the monthly allowance — does not exceed 9.96% of their household income.

Para los empleadores con 50 o más empleados equivalentes a tiempo completo (Empleadores Grandes Aplicables, o ALE), la asequibilidad del ICHRA afecta directamente el cumplimiento del mandato del empleador de la ACA. Bajo el umbral de asequibilidad de 2026 del 9.96% del ingreso del hogar (establecido por 26 CFR §1.36B-2), un ICHRA es "asequible" si el costo de prima restante para el empleado —después de la asignación mensual— no supera el 9.96% de su ingreso del hogar.

Because employers cannot know employees' actual household income, the IRS provides three safe harbors:

Dado que los empleadores no pueden conocer el ingreso real del hogar de los empleados, el IRS proporciona tres "safe harbors":

Under the FPL safe harbor, the benchmark premium is the Lowest Cost Silver Plan (LCSP) for the employee's rating area, per the CMS LCSP Look-Up Table published annually. The employer's required minimum monthly allowance equals: LCSP monthly premium − (9.96% × FPL / 12). For 2026, the FPL single-person amount is $15,060, making the monthly FPL-safe-harbor threshold approximately $125/month. If the LCSP in the employee's county costs $450/month, an employer offering at least $325/month ($450 − $125) passes the affordability test under the FPL safe harbor.

Bajo el safe harbor del FPL, la prima de referencia es el Plan de Plata de Menor Costo (LCSP) para el área de calificación del empleado, según la Tabla de Consulta LCSP del CMS publicada anualmente. La asignación mensual mínima requerida del empleador es: prima mensual LCSP − (9.96% × FPL / 12). Para 2026, el monto FPL para una sola persona es $15,060, lo que hace que el umbral mensual del safe harbor FPL sea aproximadamente $125/mes. Si el LCSP en el condado del empleado cuesta $450/mes, un empleador que ofrezca al menos $325/mes ($450 − $125) cumple con la prueba de asequibilidad bajo el safe harbor FPL.

Employee opt-out: An employee whose ICHRA is deemed "affordable" under the 9.96% test is generally blocked from claiming APTC for Marketplace coverage. An employee whose ICHRA is deemed "unaffordable" may decline the ICHRA and claim APTC instead — but only if the individual also meets other APTC eligibility criteria. The specifics depend heavily on individual household circumstances; employees in this situation often consult a licensed insurance professional or navigator for guidance.

Opción de no participar del empleado: Un empleado cuyo ICHRA se considera "asequible" según la prueba del 9.96% generalmente no puede reclamar el APTC para la cobertura del Mercado. Un empleado cuyo ICHRA se considera "no asequible" puede rechazar el ICHRA y reclamar el APTC en su lugar, pero solo si también cumple con otros criterios de elegibilidad del APTC. Los detalles dependen en gran medida de las circunstancias individuales del hogar; los empleados en esta situación suelen consultar a un profesional de seguros con licencia o a un navegador para obtener orientación.

What do the six setup steps look like in practice — from decision to first reimbursement? ¿Cómo son los seis pasos de configuración en la práctica, desde la decisión hasta el primer reembolso?

The following describes what employers in this situation typically explore across a six-phase setup process. Individual timelines vary; employers starting outside of open enrollment or mid-year face different sequencing.

A continuación se describe lo que los empleadores en esta situación generalmente exploran a través de un proceso de configuración de seis fases. Los plazos individuales varían; los empleadores que comienzan fuera de la inscripción abierta o a mitad de año enfrentan una secuenciación diferente.

1. Phase 1 — Eligibility and viability check (Week 1–2) Fase 1 — Verificación de elegibilidad y viabilidad (semana 1–2)

   Employers typically begin by confirming they meet the basic eligibility threshold (at least one W-2 employee) and assessing whether the individual market in their employees' ZIP codes has sufficient plan options. According to Take Command Health's ICHRA Heat Map data, counties with only one or two Marketplace carriers represent a known viability constraint. An affordability calculator — such as the free tool at InsureICHRA's affordability page — can model potential allowance amounts against local LCSP benchmarks before any commitment is made.

   Los empleadores generalmente comienzan confirmando que cumplen con el umbral básico de elegibilidad (al menos un empleado W-2) y evaluando si el mercado individual en los códigos postales de sus empleados tiene suficientes opciones de planes. Según los datos del Mapa de Calor ICHRA de Take Command Health, los condados con solo uno o dos aseguradoras del Mercado representan una limitación de viabilidad conocida. Una calculadora de asequibilidad, como la herramienta gratuita en la página de asequibilidad de InsureICHRA, puede modelar montos potenciales de asignación frente a los puntos de referencia LCSP locales antes de hacer cualquier compromiso.

2. Phase 2 — Class design decision (Week 2–4) Fase 2 — Decisión de diseño de clases (semana 2–4)

   Employers with homogeneous workforces often use a single class (all full-time employees). Employers with mixed workforces — multi-state remote employees, part-time/full-time splits, seasonal staff — typically map their employee population against the 11 permitted classes before setting allowance tiers. ICHRA regulations permit age-based allowance variation up to a 3:1 ratio (older employees can receive up to three times the allowance of younger employees in the same class). Per the HRA Council's 2026 growth report, 52% of small businesses offering ICHRA in 2026 had fewer than 50 employees — most of whom use two or fewer classes.

   Los empleadores con fuerzas laborales homogéneas a menudo usan una sola clase (todos los empleados a tiempo completo). Los empleadores con fuerzas laborales mixtas —empleados remotos en múltiples estados, divisiones a tiempo parcial/tiempo completo, personal estacional— generalmente mapean su población de empleados con respecto a las 11 clases permitidas antes de establecer los niveles de asignación. Las regulaciones del ICHRA permiten variaciones de asignación basadas en la edad hasta una proporción de 3:1 (los empleados mayores pueden recibir hasta tres veces la asignación de los empleados más jóvenes en la misma clase). Según el informe de crecimiento del HRA Council de 2026, el 52% de las pequeñas empresas que ofrecieron ICHRA en 2026 tenían menos de 50 empleados, la mayoría de los cuales usan dos o menos clases.

3. Phase 3 — Plan document adoption (Week 3–6) Fase 3 — Adopción del documento del plan (semana 3–6)

   The formal plan document is drafted, reviewed (often by an ERISA attorney or a licensed plan administrator), and executed by an authorized officer of the company before the plan effective date. Platforms such as PeopleKeep, Take Command Health, Thatch, and StretchDollar generate compliant plan documents as part of their onboarding. Employers using a platform typically sign off on a pre-built template; employers building independently typically engage outside counsel.

   El documento formal del plan es redactado, revisado (generalmente por un abogado de ERISA o un administrador de plan con licencia) y ejecutado por un oficial autorizado de la empresa antes de la fecha de vigencia del plan. Plataformas como PeopleKeep, Take Command Health, Thatch y StretchDollar generan documentos de plan que cumplen con los requisitos como parte de su proceso de incorporación. Los empleadores que usan una plataforma generalmente aprueban una plantilla prediseñada; los empleadores que construyen de forma independiente generalmente contratan a un asesor externo.

4. Phase 4 — Employee notice distribution (90 days before plan year) Fase 4 — Distribución del aviso al empleado (90 días antes del año del plan)

   The written notice — including allowance amounts, the affordability determination, APTC implications, and opt-out rights — is distributed to all eligible employees. For a January 1 plan year, this means no later than October 3. Documentation of delivery (email read receipt, signed acknowledgment, certified mail) is standard practice for audit purposes. The notice can be delivered electronically if employees have regular access to a company email system under Department of Labor e-delivery rules.

   El aviso escrito —incluyendo los montos de asignación, la determinación de asequibilidad, las implicaciones del APTC y los derechos de no participación— se distribuye a todos los empleados elegibles. Para un año de plan que comienza el 1 de enero, esto significa a más tardar el 3 de octubre. La documentación de entrega (confirmación de lectura de correo electrónico, reconocimiento firmado, correo certificado) es práctica estándar para fines de auditoría. El aviso puede entregarse electrónicamente si los empleados tienen acceso regular a un sistema de correo electrónico de la empresa según las reglas de entrega electrónica del Departamento de Trabajo.

5. Phase 5 — Employee enrollment and plan selection (Open enrollment window) Fase 5 — Inscripción de empleados y selección de planes (ventana de inscripción abierta)

   Employees select qualifying individual health coverage (QHC) — either on the ACA Marketplace or directly from a carrier — that they will use with the ICHRA. For on-exchange plans, employees typically enroll during the ACA Open Enrollment Period (November 1 – January 15). Employees who are newly eligible for ICHRA have a Special Enrollment Period of 60 days under CMS rules. Some platforms, such as Take Command Health and Venteur (now integrated with Thatch), offer licensed agent support to guide employees through plan selection. Others, such as PeopleKeep, provide self-service decision tools. Thatch offers an AI assistant ("ThatchBot") for employee guidance.

   Los empleados seleccionan cobertura de salud individual calificada (QHC) —ya sea en el Mercado ACA o directamente de una aseguradora— que usarán con el ICHRA. Para los planes en el Mercado, los empleados generalmente se inscriben durante el Período de Inscripción Abierta de la ACA (1 de noviembre – 15 de enero). Los empleados que son elegibles por primera vez para el ICHRA tienen un Período de Inscripción Especial de 60 días según las reglas del CMS. Algunas plataformas, como Take Command Health y Venteur (ahora integrado con Thatch), ofrecen soporte de agentes con licencia para guiar a los empleados a través de la selección de planes. Otras, como PeopleKeep, proporcionan herramientas de decisión de autoservicio. Thatch ofrece un asistente de IA ("ThatchBot") para orientar a los empleados.

6. Phase 6 — Ongoing administration: reimbursements, compliance, and annual reporting Fase 6 — Administración continua: reembolsos, cumplimiento e informes anuales

   Once the plan year begins, employees submit proof of coverage and requests for reimbursement. Older administration models require employees to upload premium receipts monthly; newer platforms have streamlined this. Thatch's Thatch Card and Venteur's PremiumPay direct-billing model allow near-instant reimbursement without manual claim uploads. On the employer side, annual IRS reporting via Forms 1095-B/1094-B (non-ALE) or 1095-C/1094-C (ALE) is required by March 31 (electronic filing). The PCORI fee — currently set by the IRS annually — applies to self-insured plans including ICHRAs and is reported on IRS Form 720, typically due by July 31 of each year.

   Una vez que comienza el año del plan, los empleados presentan prueba de cobertura y solicitudes de reembolso. Los modelos de administración más antiguos requieren que los empleados carguen recibos de primas mensualmente; las plataformas más nuevas han simplificado esto. La Thatch Card de Thatch y el modelo de facturación directa PremiumPay de Venteur permiten reembolsos casi instantáneos sin carga manual de reclamaciones. Por parte del empleador, los informes anuales al IRS a través de los Formularios 1095-B/1094-B (no-ALE) o 1095-C/1094-C (ALE) son requeridos antes del 31 de marzo (presentación electrónica). La tarifa PCORI —actualmente fijada anualmente por el IRS— se aplica a los planes autoasegurados, incluidos los ICHRA, y se informa en el Formulario 720 del IRS, que generalmente vence el 31 de julio de cada año.

Which ICHRA administrator options exist, and how do they differ? ¿Qué opciones de administrador ICHRA existen y en qué se diferencian?

Employers setting up an ICHRA have four administrative pathways: (1) a self-administration approach using IRS model documents (feasible only for very small employers with in-house HR/legal resources); (2) a software-only platform; (3) a full-service platform with human support; or (4) a broker-led setup through a benefits consultant who works with one or more platforms. The table below describes key characteristics of the major platforms based on publicly available information as of April 2026:

Los empleadores que configuran un ICHRA tienen cuatro vías administrativas: (1) un enfoque de autoadministración usando documentos modelo del IRS (factible solo para empleadores muy pequeños con recursos legales/de RR. HH. internos); (2) una plataforma solo de software; (3) una plataforma de servicio completo con soporte humano; o (4) una configuración liderada por un corredor a través de un consultor de beneficios que trabaja con una o más plataformas. La tabla a continuación describe las características clave de las principales plataformas basadas en información disponible públicamente a partir de abril de 2026:

Readers comparing these platforms often consider: the presence or absence of licensed agent support during employee enrollment; how quickly reimbursements are processed; whether the platform handles IRS annual reporting (1095-B/C filing) or leaves it to the employer; and whether a broker currently supporting the employer has an existing relationship with one of these platforms (which can affect commission structure). Per the HRA Council 2026 data, 92% of employers who offered an HRA in the prior year continue offering one — suggesting that once a platform relationship is established, switching is relatively rare.

Los lectores que comparan estas plataformas a menudo consideran: la presencia o ausencia de soporte de agentes con licencia durante la inscripción de empleados; la rapidez con que se procesan los reembolsos; si la plataforma maneja los informes anuales del IRS (presentación de 1095-B/C) o lo deja al empleador; y si un corredor que actualmente apoya al empleador tiene una relación existente con una de estas plataformas (lo que puede afectar la estructura de comisiones). Según los datos del HRA Council de 2026, el 92% de los empleadores que ofrecieron un HRA el año anterior continúan ofreciéndolo, lo que sugiere que una vez que se establece una relación con la plataforma, el cambio es relativamente poco frecuente.