How ICHRA reimbursement actually works: an employee walkthrough. Cómo funciona realmente el reembolso ICHRA: guía para empleados.

What ICHRA actually means for youQué significa ICHRA realmente para ti

With a traditional group plan, your employer picks the insurer, the network, and the tier. With ICHRA, your employer gives you a monthly dollar amount and you shop for your own plan. The plan is yours — it follows you if you change jobs, and your employer can never see your medical claims.

Con un plan grupal, tu empleador elige la aseguradora, la red y el nivel. Con ICHRA, tu empleador te da un monto mensual y tú buscas tu propio plan. El plan es tuyo — te sigue si cambias de trabajo, y tu empleador nunca puede ver tus reclamaciones médicas.

Step 1: Know your allowance amountPaso 1: Conoce tu monto de aportación

Before the plan year begins, your employer must send you a written notice stating your monthly allowance (e.g. $550/month), which expenses are covered, and when coverage starts. This is the number you will use when shopping for a plan. Keep this notice.

Antes de que comience el año del plan, tu empleador debe enviarte un aviso escrito con tu aportación mensual (ej. $550/mes), qué gastos cubre y cuándo comienza la cobertura. Este es el número que usarás al buscar un plan. Guarda este aviso.

Your allowance is a reimbursement cap — not a cash payment. If your plan costs $480/month and your cap is $550, you get back $480. Unused funds do not roll over month to month unless your employer explicitly builds in a rollover provision (rare).

Tu aportación es un tope de reembolso — no un pago en efectivo. Si tu plan cuesta $480/mes y tu tope es $550, recibes $480. Los fondos no utilizados no pasan al mes siguiente, salvo que tu empleador lo configure expresamente (raro).

Step 2: Buy your own health planPaso 2: Compra tu propio plan de salud

You have two options: Healthcare.gov (or your state Marketplace) and off-exchange plans purchased directly from insurers. Both are eligible for ICHRA reimbursement. Off-exchange is sometimes cheaper if you do not qualify for subsidies.

Tienes dos opciones: Healthcare.gov (o tu exchange estatal) y planes fuera del exchange comprados directamente a aseguradoras. Ambos son elegibles para reembolso ICHRA. Fuera del exchange a veces es más barato si no calificas para subsidios.

When your employer starts ICHRA, it triggers a Special Enrollment Period — you have 60 days to enroll in a Marketplace plan even outside open enrollment. Use it. Missing this window means waiting until November.

Cuando tu empleador inicia ICHRA, activa un Período de Inscripción Especial — tienes 60 días para inscribirte en un plan del Marketplace aunque no sea open enrollment. Úsalo. Perder esta ventana significa esperar hasta noviembre.

Step 3: Submit for reimbursement monthlyPaso 3: Solicita reembolso cada mes

Once you have coverage, log into your administrator platform (PeopleKeep, Take Command, Thatch, or whichever your company uses). Upload proof of coverage — your insurance card or a premium statement showing your name, plan, and monthly premium amount. Submit. Most platforms take under 5 minutes per month.

Una vez con cobertura, entra a la plataforma del administrador (PeopleKeep, Take Command, Thatch, o la que use tu empresa). Sube prueba de cobertura — tu tarjeta de seguro o un estado de prima con tu nombre, plan y monto mensual. Envía. La mayoría de plataformas toma menos de 5 minutos al mes.

If your plan also covers out-of-pocket expenses (copays, deductibles), you submit those receipts separately. Check your employee notice to confirm what your employer covers — not all ICHRA plans reimburse out-of-pocket.

Si tu plan también cubre gastos de bolsillo (copagos, deducibles), envías esos recibos por separado. Revisa tu aviso de empleado para confirmar qué cubre tu empleador — no todos los planes ICHRA reembolsan gastos de bolsillo.

Step 4: Get paidPaso 4: Recibe el pago

The administrator reviews your submission for eligibility. Your employer approves (usually automated for premium-only claims). You receive the reimbursement via direct deposit or as an addition to your next paycheck — typically within 5-10 business days. The money is 100% tax-free: no federal income tax, no Social Security, no Medicare tax. Your employer deducts it as a business expense. Both sides benefit.

El administrador revisa tu solicitud por elegibilidad. Tu empleador aprueba (generalmente automático para solicitudes solo de prima). Recibes el reembolso por depósito directo o suma a tu nómina — normalmente en 5-10 días hábiles. El dinero es 100% libre de impuestos: sin impuesto federal, sin Seguro Social, sin Medicare. Tu empleador lo deduce como gasto comercial. Ambos se benefician.

A real example: Maria in MiamiUn ejemplo real: Maria en Miami

What happens if you leave the companyQué pasa si dejas la empresa

Your ICHRA reimbursements end on your last day of employment. But the individual health plan is yours — you keep it, paying the premium yourself until you find new coverage. You are not eligible for COBRA on an ICHRA (COBRA only applies to group plans). You may qualify for a Special Enrollment Period to change plans after losing employer-sponsored ICHRA coverage.

Tus reembolsos ICHRA terminan el último día laboral. Pero el plan individual es tuyo — lo conservas, pagando la prima tú mismo hasta conseguir nueva cobertura. No eres elegible para COBRA en un ICHRA (COBRA solo aplica a planes grupales). Puedes calificar para un Período de Inscripción Especial para cambiar de plan tras perder el ICHRA del empleador.

SourcesFuentes

• IRS Notice 2019-45 — ICHRA rules and reimbursement requirements
• Healthcare.gov — ICHRA for employees
• IRS Publication 969 — HRA tax treatment
• InsureICHRA affordability calculator