- You can offer ICHRA to part-time employees, but they must be in a separate employee class from full-time employees — and allowances within each class must be identical for everyone in that class.
- Puedes ofrecer ICHRA a empleados a tiempo parcial, pero deben estar en una clase de empleado separada de los empleados a tiempo completo — y las asignaciones dentro de cada clase deben ser idénticas para todos.
- Seasonal employees (working ≤120 days/year) can be excluded entirely from ICHRA eligibility — this is one of the 11 permitted employee class distinctions under federal regulation.
- Los empleados de temporada (que trabajan ≤120 días/año) pueden ser excluidos completamente de la elegibilidad ICHRA — esta es una de las 11 distinciones de clases de empleados permitidas bajo regulación federal.
- If you include seasonal workers, they lose ICHRA eligibility when the season ends — they can pick up Marketplace coverage via a Special Enrollment Period triggered by loss of coverage.
- Si incluyes trabajadores de temporada, pierden la elegibilidad ICHRA al terminar la temporada — pueden acceder a cobertura del Marketplace mediante un Período de Inscripción Especial por pérdida de cobertura.
The employee class rules: what the regulation actually saysLas reglas de clases de empleados: lo que dice realmente la regulación
ICHRA regulations under 26 CFR §54.9802-4 allow employers to define exactly 11 employee class distinctions. These aren't suggestions — they are the only distinctions the IRS recognizes. For retail employers, four of those 11 classes are directly relevant:
Las regulaciones ICHRA bajo 26 CFR §54.9802-4 permiten a los empleadores definir exactamente 11 distinciones de clases de empleados. Estas no son sugerencias — son las únicas distinciones que reconoce el IRS. Para los empleadores minoristas, cuatro de esas 11 clases son directamente relevantes:
- Full-time vs. part-time employees. The ACA definition controls: 30 or more hours per week (or 130 hours per calendar month) = full-time. Under 30 hours per week = part-time. This is the most commonly used class distinction in retail ICHRA design.
- Empleados a tiempo completo vs. tiempo parcial. Aplica la definición de la ACA: 30 o más horas por semana (o 130 horas por mes calendario) = tiempo completo. Menos de 30 horas por semana = tiempo parcial. Esta es la distinción de clase más usada en el diseño de ICHRA minorista.
- Seasonal employees — defined as employees who work 120 or fewer days per year. Employers may exclude this class entirely or offer them a different (typically lower) ICHRA allowance.
- Empleados de temporada — definidos como empleados que trabajan 120 días o menos al año. Los empleadores pueden excluir esta clase por completo u ofrecer una asignación ICHRA diferente (generalmente menor).
- Hourly vs. salaried employees. If your retail management is salaried and floor staff is hourly, you may offer these classes different ICHRA allowances — provided the distinction is applied consistently.
- Empleados por hora vs. asalariados. Si tu gerencia minorista es asalariada y el personal de piso es por hora, puedes ofrecer a estas clases asignaciones ICHRA diferentes — siempre que la distinción se aplique de forma consistente.
- Geographic location (by rating area, state, or multi-employer unit). Useful if you operate stores in multiple cities or states where the cost of individual insurance varies significantly.
- Ubicación geográfica (por área de calificación, estado o unidad multi-empleador). Útil si operas tiendas en varias ciudades o estados donde el costo del seguro individual varía significativamente.
The non-negotiable rule within each class: every employee in the same class must receive the exact same monthly allowance. You cannot give one part-time employee $200/month and another $150/month because of tenure, position, performance, or any other factor. Once the class is defined, the allowance is uniform. The only exception: allowances may vary based on the number of dependents covered and employee age (up to 3:1 ratio between oldest and youngest), as explicitly permitted by the rule.
La regla no negociable dentro de cada clase: cada empleado en la misma clase debe recibir exactamente la misma asignación mensual. No puedes dar a un empleado a tiempo parcial $200/mes y a otro $150/mes por antigüedad, cargo, rendimiento u otro factor. Una vez definida la clase, la asignación es uniforme. La única excepción: las asignaciones pueden variar según el número de dependientes cubiertos y la edad del empleado (hasta una proporción de 3:1 entre el mayor y el menor), según lo permitido explícitamente por la norma.
Why the group plan participation requirement kills retail employersPor qué el requisito de participación en planes grupales afecta a los empleadores minoristas
Most small group insurers require 70% of eligible full-time employees to enroll before they'll sell you a group plan. In a typical retail environment — where a significant share of workers are covered by a spouse's employer plan, Medicaid, or a parent's plan — hitting 70% participation is often mathematically impossible.
La mayoría de los aseguradores de grupos pequeños exigen que el 70% de los empleados elegibles a tiempo completo se inscriban antes de venderte un plan grupal. En un entorno minorista típico — donde una parte importante de los trabajadores están cubiertos por el plan del empleador del cónyuge, Medicaid o el plan de un padre — alcanzar el 70% de participación es a menudo matemáticamente imposible.
ICHRA has zero participation requirements. Every employee can opt in or opt out independently based on their own situation. The employer sets the allowance, communicates it to employees, and each worker decides whether to use it to buy individual Marketplace coverage or decline the benefit. Workers already on Medicaid or a spouse's plan simply don't use the ICHRA — and that has no consequence for the employer's eligibility to run the plan.
ICHRA no tiene ningún requisito de participación. Cada empleado puede inscribirse o no inscribirse de forma independiente según su situación. El empleador establece la asignación, la comunica a los empleados y cada trabajador decide si usarla para comprar cobertura individual en el Marketplace o declinar el beneficio. Los trabajadores que ya están en Medicaid o en el plan del cónyuge simplemente no utilizan el ICHRA — y eso no tiene ninguna consecuencia para la elegibilidad del empleador para ejecutar el plan.
This makes ICHRA structurally better suited to retail than traditional group insurance, regardless of allowance size. The employer's cost is predictable and capped; the employee's choice is preserved. To learn more about how ICHRA reimbursement works, see our dedicated guide.
Esto hace que ICHRA sea estructuralmente más adecuado para el comercio minorista que el seguro grupal tradicional, independientemente del monto de la asignación. El costo del empleador es predecible y está limitado; la elección del empleado se preserva. Para saber más sobre cómo funcionan los reembolsos ICHRA, consulta nuestra guía dedicada.
What happens to seasonal employees when the season endsQué le pasa a los empleados de temporada cuando termina la temporada
When a seasonal employee's contract ends and employment terminates, their ICHRA eligibility ends with it — on the last day of employment or at the end of the month, depending on how your plan document defines the termination date. Two important mechanics follow:
Cuando termina el contrato de un empleado de temporada y cesa el empleo, su elegibilidad ICHRA termina con él — el último día de empleo o al final del mes, dependiendo de cómo tu documento del plan define la fecha de terminación. Dos mecánicas importantes se derivan de esto:
Special Enrollment Period (SEP). Loss of ICHRA eligibility due to job termination is a qualifying life event that triggers a 60-day SEP. The former employee has 60 days from the coverage loss date to enroll in a Marketplace plan — outside of the standard Open Enrollment window. They can choose any metal tier available in their county, and their eligibility for premium tax credits (PTCs) is restored once the ICHRA is no longer available to them.
Período de Inscripción Especial (PIE). La pérdida de elegibilidad ICHRA por terminación de empleo es un evento de vida calificado que activa un PIE de 60 días. El ex empleado tiene 60 días desde la fecha de pérdida de cobertura para inscribirse en un plan del Marketplace — fuera de la ventana estándar de Inscripción Abierta. Puede elegir cualquier nivel de metal disponible en su condado, y su elegibilidad para créditos fiscales de primas (PTC) se restablece una vez que el ICHRA ya no está disponible para él.
No COBRA obligation on the ICHRA itself. COBRA continuation coverage applies to traditional group health plans. An ICHRA allowance is not a group health plan — it is an account-based HRA. When a seasonal employee loses ICHRA eligibility at job end, there is no COBRA obligation on the ICHRA allowance. The former employee cannot "continue" the ICHRA on their own premium. However, if the same employer was also offering a traditional group dental or vision plan, COBRA would apply to those coverages separately.
Sin obligación COBRA sobre el propio ICHRA. La cobertura de continuación COBRA aplica a los planes de salud grupales tradicionales. Una asignación ICHRA no es un plan de salud grupal — es una HRA basada en cuenta. Cuando un empleado de temporada pierde la elegibilidad ICHRA al terminar su empleo, no hay obligación COBRA sobre la asignación ICHRA. El ex empleado no puede "continuar" el ICHRA por su cuenta. Sin embargo, si el mismo empleador también ofrecía un plan grupal tradicional de dental o visión, el COBRA aplicaría a esas coberturas por separado.
Best practice: include a brief notice in each seasonal employee's offer letter and ICHRA welcome packet explaining that coverage ends with employment, and that they have 60 days to enroll in Marketplace coverage afterward. This reduces confusion and avoids coverage gaps.
Buena práctica: incluye un aviso breve en la carta de oferta y en el paquete de bienvenida ICHRA de cada empleado de temporada explicando que la cobertura termina con el empleo y que tienen 60 días para inscribirse en cobertura del Marketplace. Esto reduce la confusión y evita brechas de cobertura.
A practical allowance structure for retailUna estructura de asignación práctica para comercio minorista
There's no regulatory floor on ICHRA allowances — you set them. Below is a suggested structure for a retail employer with a mix of full-time floor managers, part-time associates, and seasonal holiday staff. For a full walkthrough of setting up ICHRA, see our step-by-step guide.
No hay un piso regulatorio en las asignaciones ICHRA — tú las estableces. A continuación se muestra una estructura sugerida para un empleador minorista con una combinación de gerentes a tiempo completo, asociados a tiempo parcial y personal de temporada navideña. Para un recorrido completo sobre cómo configurar ICHRA, consulta nuestra guía paso a paso.
| Employee class | Hours threshold | Monthly ICHRA allowance | Monthly employer cost (10 employees) |
|---|---|---|---|
| Full-time employees | 30+ hrs/week | $280/mo | $2,800/mo |
| Part-time employees | 15–29 hrs/week | $120/mo | $1,200/mo |
| Seasonal employees (included) | ≤120 days/year | $80/mo | $800/mo |
| Seasonal employees (excluded) | ≤120 days/year | $0 (excluded class) | $0 |
The $280/$120 split is not arbitrary — it roughly tracks the cost of a Silver benchmark plan in most mid-size US markets for a single adult. A full-time employee receiving $280/month toward a $320/month Silver plan pays $40/month out of pocket. A part-time employee receiving $120/month toward the same plan pays $200/month — still a meaningful subsidy without the employer absorbing the full premium cost for a class of workers with variable schedules and high turnover.
La diferencia $280/$120 no es arbitraria — aproximadamente refleja el costo de un plan Silver de referencia en la mayoría de los mercados medianos de EE. UU. para un adulto soltero. Un empleado a tiempo completo que recibe $280/mes hacia un plan Silver de $320/mes paga $40/mes de su bolsillo. Un empleado a tiempo parcial que recibe $120/mes hacia el mismo plan paga $200/mes — sigue siendo un subsidio significativo sin que el empleador absorba el costo completo de la prima para una clase de trabajadores con horarios variables y alta rotación.
Exclude the seasonal class entirely if your seasonal workforce is large and the administrative overhead of onboarding them to the ICHRA platform outweighs the retention benefit. Include them at a low allowance if you're competing on total comp for holiday hires in a tight labor market.
Excluye la clase de temporada por completo si tu fuerza laboral estacional es grande y la carga administrativa de incorporarlos a la plataforma ICHRA supera el beneficio de retención. Inclúyelos con una asignación baja si estás compitiendo en compensación total para contrataciones navideñas en un mercado laboral ajustado.
ICHRA rules, class design, and retail compliance. One email. Reglas ICHRA, diseño de clases y cumplimiento minorista. Un email.
No spam. No vendor pitches. Just the regulatory changes that affect how you structure benefits for part-time and seasonal staff.
Sin spam. Sin pitches de vendors. Solo los cambios regulatorios que afectan cómo estructuras los beneficios para personal a tiempo parcial y de temporada.
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Frequently asked questionsPreguntas frecuentes
Can I offer different ICHRA allowances to full-time and part-time employees? ¿Puedo ofrecer asignaciones ICHRA diferentes a empleados a tiempo completo y a tiempo parcial?
Yes — but only because they're separate employee classes. You must offer the same amount to every full-time employee, and the same (different) amount to every part-time employee. You cannot vary allowances within a class based on tenure, performance, or personal preference. If your store manager has worked five years and a new part-timer started last week, and both are in the part-time class, they receive the same monthly allowance.
Sí — pero solo porque son clases de empleados separadas. Debes ofrecer el mismo monto a cada empleado a tiempo completo, y el mismo monto (diferente) a cada empleado a tiempo parcial. No puedes variar las asignaciones dentro de una clase según la antigüedad, el rendimiento o la preferencia personal. Si tu gerente de tienda lleva cinco años y un nuevo empleado a tiempo parcial empezó la semana pasada, y ambos están en la clase de tiempo parcial, reciben la misma asignación mensual.
What's the minimum hours threshold that defines a part-time employee for ICHRA? ¿Cuál es el umbral mínimo de horas que define a un empleado a tiempo parcial para el ICHRA?
The ACA definition: 30 hours per week or 130 hours per calendar month = full-time. Under 30 hours per week = part-time. Use your actual hours worked or scheduled hours — whatever you use for ACA reporting. If an employee fluctuates above and below 30 hours, most plan documents use a 12-month lookback period (the ACA's standard measurement period) to determine ongoing status. Define the measurement period clearly in your plan document before you launch.
La definición de la ACA: 30 horas por semana o 130 horas por mes calendario = tiempo completo. Menos de 30 horas por semana = tiempo parcial. Usa las horas realmente trabajadas o las horas programadas — lo que uses para los informes de la ACA. Si un empleado fluctúa por encima y por debajo de las 30 horas, la mayoría de los documentos del plan utilizan un período de retroactividad de 12 meses (el período de medición estándar de la ACA) para determinar el estado continuo. Define el período de medición claramente en tu documento del plan antes de lanzarlo.
If I exclude seasonal workers from ICHRA, am I legally exposed? Si excluyo a los trabajadores de temporada del ICHRA, ¿estoy legalmente expuesto?
No. "Seasonal employee" is one of the 11 allowed employee class distinctions under 26 CFR §54.9802-4. As long as you apply the exclusion consistently to all employees working ≤120 days per year, it's legal. Include the exclusion clearly in your ICHRA plan document — the written plan document is required under federal ICHRA rules regardless of employer size. If you run a black Friday-to-January seasonal class annually, document it as a formal excluded class and apply it the same way each year.
No. "Empleado de temporada" es una de las 11 distinciones de clases de empleados permitidas bajo 26 CFR §54.9802-4. Siempre que apliques la exclusión de forma consistente a todos los empleados que trabajan ≤120 días al año, es legal. Incluye la exclusión claramente en tu documento del plan ICHRA — el documento del plan escrito es requerido bajo las reglas federales ICHRA independientemente del tamaño del empleador. Si diriges una clase estacional de Black Friday a enero anualmente, documéntala como una clase excluida formal y aplícala de la misma manera cada año.
Can I offer ICHRA only to managers and not to hourly retail staff? ¿Puedo ofrecer ICHRA solo a los gerentes y no al personal minorista por hora?
No — "manager" is not one of the 11 permitted employee class distinctions. You cannot create an ICHRA class for managers only if managers and hourly staff are otherwise similarly situated (same full-time status, same location). Doing so would be discrimination based on salary that isn't permitted under the employee class rules. If you want to offer managers more, structure the distinction using an allowed class — for example, salaried (managers) vs. hourly (floor staff) — not by job title. The substance of the distinction must match one of the 11 permitted categories.
No — "gerente" no es una de las 11 distinciones de clases de empleados permitidas. No puedes crear una clase ICHRA solo para gerentes si los gerentes y el personal por hora están en una situación similar (mismo estado a tiempo completo, misma ubicación). Hacerlo constituiría discriminación basada en salario que no está permitida bajo las reglas de clases de empleados. Si deseas ofrecer más a los gerentes, estructura la distinción usando una clase permitida — por ejemplo, asalariados (gerentes) vs. por hora (personal de piso) — no por título de trabajo. La sustancia de la distinción debe coincidir con una de las 11 categorías permitidas.
Retail employer? Let's map your employee classes before you design the allowance. ¿Empleador minorista? Vamos a mapear tus clases de empleados antes de diseñar la asignación.
We'll connect you with a licensed agent who knows retail workforce structures — part-time, seasonal, hourly — and can help you set up a compliant ICHRA class design in 15 minutes, no commitment.
Te conectamos con un agente con licencia que conoce las estructuras de la fuerza laboral minorista — tiempo parcial, temporada, por hora — y puede ayudarte a configurar un diseño de clases ICHRA conforme en 15 minutos, sin compromiso.
SourcesFuentes
- Federal Register — Final ICHRA Rule (26 CFR §54.9802-4), Employee class distinctions
- IRS Notice 2019-45 — Individual Coverage HRA affordability standards
- HealthCare.gov — Full-time equivalent employee definition (ACA)
- CMS — Special Enrollment Periods: qualifying life events
- DOL — ACA FAQs Part XXXIII: Individual Coverage HRAs