- ICHRA has no standalone enrollment window. Employees use the ACA Marketplace Open Enrollment (Nov 1 – Jan 15) or a 60-day Special Enrollment Period triggered by the ICHRA offer.
- El ICHRA no tiene ventana de inscripción propia. Los empleados usan la Inscripción Abierta del Mercado ACA (1 nov – 15 ene) o un Período de Inscripción Especial de 60 días activado por la oferta ICHRA.
- Employers must send the 90-day notice before the plan year starts — for Jan 1 plans, that means by October 3.
- Los empleadores deben enviar el aviso de 90 días antes de que comience el año del plan — para planes del 1 de enero, eso significa antes del 3 de octubre.
- Mid-year ICHRA launches are technically possible but rarely work well — employees face limited plan options and potential coverage gaps.
- Los lanzamientos de ICHRA a mitad de año son técnicamente posibles pero rara vez funcionan bien — los empleados enfrentan opciones de planes limitadas y posibles brechas de cobertura.
- If an employee misses enrollment, they go uninsured until the next Open Enrollment. Communicate deadlines early and often.
- Si un empleado pierde la inscripción, quedará sin seguro hasta la próxima Inscripción Abierta. Comunique los plazos con anticipación y frecuencia.
How the ICHRA plan year drives everythingCómo el año del plan ICHRA lo determina todo
Unlike traditional group health plans that nearly always follow a January 1 calendar year, ICHRA plan years can technically begin on any date. An employer could start a plan year on April 1, July 1, or any first of the month. The plan year is a 12-month period, and it is the employer's choice to define it when setting up the arrangement.
A diferencia de los planes de salud grupales tradicionales que casi siempre siguen un año calendario de enero, los años del plan ICHRA pueden comenzar técnicamente en cualquier fecha. Un empleador podría iniciar un año de plan el 1 de abril, el 1 de julio, o cualquier primer día de mes. El año del plan es un período de 12 meses, y el empleador puede definirlo al configurar el arreglo.
In practice, the overwhelming majority of employers choose January 1 because it aligns with the ACA Marketplace's standard Open Enrollment Period. When your ICHRA plan year matches the Marketplace calendar, employees have the largest selection of plans and can shop during the normal November 1 through January 15 window — a period when insurers are competing for new enrollees and plan options are at their most competitive.
En la práctica, la gran mayoría de los empleadores eligen el 1 de enero porque coincide con el Período de Inscripción Abierta estándar del Mercado ACA. Cuando el año del plan ICHRA coincide con el calendario del Mercado, los empleados tienen la mayor selección de planes y pueden comprar durante la ventana normal del 1 de noviembre al 15 de enero, un período en que las aseguradoras compiten por nuevos afiliados y las opciones de planes son más competitivas.
Non-calendar plan years are not impossible, but they create complications. A July 1 plan year means employees need to enroll in individual coverage starting July 1. They will have a 60-day Special Enrollment Period triggered by the ICHRA offer, but plan selection during an off-cycle SEP is typically narrower than during Open Enrollment, and premiums may differ from what was available on November 1. Employers considering a non-standard plan year should factor this in when modeling the employee experience.
Los años de plan no calendáricos no son imposibles, pero crean complicaciones. Un año de plan del 1 de julio significa que los empleados necesitan inscribirse en cobertura individual a partir del 1 de julio. Tendrán un Período de Inscripción Especial de 60 días activado por la oferta ICHRA, pero la selección de planes durante un SEP fuera de ciclo suele ser más limitada que durante la Inscripción Abierta, y las primas pueden diferir de las disponibles el 1 de noviembre. Los empleadores que consideren un año de plan no estándar deben tener esto en cuenta al modelar la experiencia del empleado.
The bottom line on plan year selection: unless you have a compelling operational reason to start ICHRA on a date other than January 1, align with the Marketplace calendar. Your employees will have more options, fewer enrollment headaches, and the 90-day notice deadline will fall in the early October slot that most HR calendars already accommodate for benefits season.
La conclusión sobre la selección del año del plan: a menos que tenga una razón operativa convincente para iniciar ICHRA en una fecha distinta al 1 de enero, alinéese con el calendario del Mercado. Sus empleados tendrán más opciones, menos dolores de cabeza de inscripción, y el plazo del aviso de 90 días caerá a principios de octubre, fecha que la mayoría de los calendarios de RRHH ya tienen prevista para la temporada de beneficios.
The ACA Marketplace Open Enrollment window and ICHRA employeesLa ventana de Inscripción Abierta del Mercado ACA y los empleados ICHRA
The ACA Marketplace Open Enrollment Period for 2026 coverage runs from November 1, 2025 through January 15, 2026. Plans selected by December 15 take effect January 1; plans selected between December 16 and January 15 take effect February 1. Employees planning to use an ICHRA allowance starting January 1 need to have their individual plan in place by that date, which means completing Marketplace enrollment by December 15.
El Período de Inscripción Abierta del Mercado ACA para la cobertura de 2026 se extiende del 1 de noviembre de 2025 al 15 de enero de 2026. Los planes seleccionados antes del 15 de diciembre entran en vigor el 1 de enero; los planes seleccionados entre el 16 de diciembre y el 15 de enero entran en vigor el 1 de febrero. Los empleados que planifiquen usar una asignación ICHRA a partir del 1 de enero deben tener su plan individual listo para esa fecha, lo que significa completar la inscripción en el Mercado antes del 15 de diciembre.
This is a point many employers miss when communicating ICHRA benefits: the critical deadline is not the ICHRA plan year start date, it is the Marketplace enrollment cutoff. An employee who waits until December 28 to shop the Marketplace may find that their coverage cannot start until February 1, leaving a January gap during which they technically have ICHRA but no qualifying individual plan to pair it with — meaning they cannot request reimbursements.
Este es un punto que muchos empleadores pasan por alto al comunicar los beneficios ICHRA: el plazo crítico no es la fecha de inicio del año del plan ICHRA, sino el plazo de inscripción en el Mercado. Un empleado que espera hasta el 28 de diciembre para buscar en el Mercado puede descubrir que su cobertura no puede comenzar hasta el 1 de febrero, dejando una brecha en enero durante la cual técnicamente tiene ICHRA pero ningún plan individual calificado con el que combinarlo, lo que significa que no puede solicitar reembolsos.
Employers who want to set up ICHRA correctly should send their required employee notice by early October (well before the 90-day deadline), explicitly state the Marketplace enrollment cutoff in that communication, and consider hosting a brief informational session in November to walk employees through plan selection. Some ICHRA administration platforms (PeopleKeep, Thatch, Take Command Health) include built-in employee guidance portals that do this automatically. For employers without an administration platform, a clear one-page timeline given to every employee at the time of notice delivery goes a long way toward preventing enrollment failures.
Los empleadores que quieren configurar ICHRA correctamente deben enviar el aviso requerido a los empleados a principios de octubre (mucho antes del plazo de 90 días), indicar explícitamente el plazo de inscripción en el Mercado en esa comunicación y considerar realizar una breve sesión informativa en noviembre para orientar a los empleados en la selección de planes. Algunas plataformas de administración ICHRA (PeopleKeep, Thatch, Take Command Health) incluyen portales de orientación para empleados integrados que hacen esto automáticamente. Para los empleadores sin una plataforma de administración, una hoja de cronograma clara entregada a cada empleado al momento de la notificación contribuye en gran medida a prevenir errores de inscripción.
The 60-day Special Enrollment Period: how it worksEl Período de Inscripción Especial de 60 días: cómo funciona
One of the most important and underused features of ICHRA is the Special Enrollment Period it triggers on the ACA Marketplace. Under federal rules, being offered ICHRA — or losing ICHRA coverage — is a qualifying life event. This means employees have a 60-day window from the date of the qualifying event to enroll in an individual health plan on HealthCare.gov or a state-based exchange, even if it is outside the standard Open Enrollment Period.
Una de las características más importantes y menos utilizadas del ICHRA es el Período de Inscripción Especial que activa en el Mercado ACA. Según las regulaciones federales, recibir una oferta de ICHRA, o perder la cobertura ICHRA, es un evento de vida calificado. Esto significa que los empleados tienen una ventana de 60 días desde la fecha del evento calificado para inscribirse en un plan de salud individual en HealthCare.gov o en un mercado estatal, incluso si está fuera del Período de Inscripción Abierta estándar.
The SEP is triggered in two directions. First, when an employer offers ICHRA for the first time, affected employees qualify for a 60-day SEP starting from the date they receive the ICHRA offer (the 90-day notice). Second, if an employee loses ICHRA coverage — because they leave the company, the employer discontinues the arrangement, or the employee changes to an ineligible class — they again trigger a 60-day SEP during which they can enroll in a Marketplace plan or transition to COBRA or other coverage.
El SEP se activa en dos direcciones. Primero, cuando un empleador ofrece ICHRA por primera vez, los empleados afectados califican para un SEP de 60 días a partir de la fecha en que reciben la oferta ICHRA (el aviso de 90 días). Segundo, si un empleado pierde la cobertura ICHRA — porque deja la empresa, el empleador descontinúa el arreglo, o el empleado cambia a una clase no elegible — nuevamente activa un SEP de 60 días durante el cual puede inscribirse en un plan del Mercado o hacer la transición a COBRA u otra cobertura.
For employers starting ICHRA mid-year or on a non-January plan year, the SEP is what makes coverage possible for employees at all — without it, employees could only enroll during Open Enrollment and would face months of coverage gaps. However, it is important to understand that the SEP does not automatically guarantee favorable plan options. Carrier participation on the Marketplace varies by county, and outside Open Enrollment, the plans available under SEP may be narrower than the full November marketplace. Employees in areas with limited carrier competition may have fewer choices than they would during Open Enrollment season.
Para los empleadores que inician ICHRA a mitad de año o en un año de plan no enero, el SEP es lo que hace posible la cobertura para los empleados — sin él, los empleados solo podrían inscribirse durante la Inscripción Abierta y enfrentarían meses de brechas de cobertura. Sin embargo, es importante entender que el SEP no garantiza automáticamente opciones de planes favorables. La participación de aseguradoras en el Mercado varía por condado, y fuera de la Inscripción Abierta, los planes disponibles bajo el SEP pueden ser más limitados que el mercado completo de noviembre. Los empleados en áreas con competencia limitada de aseguradoras pueden tener menos opciones que durante la temporada de Inscripción Abierta.
Employees should be told explicitly about the SEP in the 90-day notice and in any subsequent communications. Refer them to HealthCare.gov to check their options, or to a local enrollment navigator who can help them compare plans. For more detail on what that 90-day notice must include, see our ICHRA employee notice requirements guide.
A los empleados se les debe informar explícitamente sobre el SEP en el aviso de 90 días y en cualquier comunicación posterior. Remítalos a HealthCare.gov para verificar sus opciones, o a un navegador de inscripción local que pueda ayudarlos a comparar planes. Para más detalles sobre lo que ese aviso de 90 días debe incluir, consulte nuestra guía de requisitos del aviso para empleados ICHRA.
Transitioning from a group plan to ICHRA: coordination mattersTransición de un plan grupal a ICHRA: la coordinación importa
One of the most timing-sensitive moments in an ICHRA implementation is the transition from an existing group health plan. Many employers are moving to ICHRA specifically to get out of the group market — lower costs, less administrative burden, more employee flexibility. But the mechanics of the transition require careful coordination to avoid coverage gaps and confused employees.
Uno de los momentos más delicados en tiempo en una implementación de ICHRA es la transición desde un plan de salud grupal existente. Muchos empleadores están pasando a ICHRA específicamente para salir del mercado grupal — menores costos, menos carga administrativa, más flexibilidad para los empleados. Pero la mecánica de la transición requiere una coordinación cuidadosa para evitar brechas de cobertura y empleados confundidos.
When a group health plan terminates, employees who were enrolled in that plan qualify for a Special Enrollment Period on the ACA Marketplace. Specifically, losing job-based coverage is a qualifying life event under federal rules, triggering a 60-day SEP. This is the enrollment window employees will use to select their individual Marketplace plan before ICHRA coverage begins. The goal is to sequence these events so the group plan termination date and the ICHRA start date are the same — employees lose one coverage and gain another on the same day, using the SEP to enroll in their individual plan in advance.
Cuando termina un plan de salud grupal, los empleados que estaban inscritos en ese plan califican para un Período de Inscripción Especial en el Mercado ACA. Específicamente, perder la cobertura basada en el trabajo es un evento de vida calificado bajo las reglas federales, lo que activa un SEP de 60 días. Esta es la ventana de inscripción que los empleados utilizarán para seleccionar su plan individual del Mercado antes de que comience la cobertura ICHRA. El objetivo es secuenciar estos eventos para que la fecha de terminación del plan grupal y la fecha de inicio de ICHRA sean las mismas; los empleados pierden una cobertura y ganan otra el mismo día, usando el SEP para inscribirse en su plan individual con anticipación.
The practical sequence for a January 1 transition looks like this: send ICHRA notice and group plan termination notice in early October, giving employees at least 60 days to shop the Marketplace and select a plan before the December 15 cutoff for January 1 effective dates. On December 31, the group plan ends. On January 1, ICHRA begins and employees' individually selected Marketplace plans take effect simultaneously. Done correctly, there is zero coverage gap.
La secuencia práctica para una transición del 1 de enero se ve así: envíe el aviso ICHRA y el aviso de terminación del plan grupal a principios de octubre, dando a los empleados al menos 60 días para buscar en el Mercado y seleccionar un plan antes del plazo del 15 de diciembre para fechas efectivas del 1 de enero. El 31 de diciembre, el plan grupal finaliza. El 1 de enero, el ICHRA comienza y los planes del Mercado seleccionados individualmente por los empleados entran en vigor simultáneamente. Si se hace correctamente, no hay brecha de cobertura.
Where transitions go wrong is when employers give insufficient notice, communicate the group plan termination and ICHRA start separately without a clear timeline, or assume employees will figure it out independently. Employees who do not receive a clear "what you need to do by when" communication frequently miss the enrollment window entirely. Consider designating an HR contact or benefits broker who employees can call with questions, and follow up the initial notice with reminder communications in November and early December.
Donde fallan las transiciones es cuando los empleadores dan aviso insuficiente, comunican la terminación del plan grupal y el inicio de ICHRA por separado sin un cronograma claro, o asumen que los empleados lo resolverán de forma independiente. Los empleados que no reciben una comunicación clara de "qué necesitas hacer y cuándo" frecuentemente pierden la ventana de inscripción por completo. Considere designar un contacto de RRHH o corredor de beneficios al que los empleados puedan llamar con preguntas, y haga seguimiento al aviso inicial con comunicaciones recordatorias en noviembre y principios de diciembre.
Mid-year ICHRA setup: why it is hard and what to do insteadConfiguración de ICHRA a mitad de año: por qué es difícil y qué hacer en su lugar
Employers who discover ICHRA in February or June often ask whether they can set it up immediately for employees. The short answer is: it is possible, but the odds of a smooth rollout are low, and the risk of employee coverage problems is high. Here is why.
Los empleadores que descubren ICHRA en febrero o junio a menudo preguntan si pueden configurarlo de inmediato para los empleados. La respuesta corta es: es posible, pero las probabilidades de un lanzamiento fluido son bajas, y el riesgo de problemas de cobertura para los empleados es alto. Aquí está el porqué.
The ACA Marketplace Open Enrollment closes January 15. Outside that window, the only way employees can enroll in a Marketplace plan is via a Special Enrollment Period. A mid-year ICHRA offer does create a 60-day SEP, so enrollment is not impossible. However, plan availability under a mid-year SEP can be more limited than during Open Enrollment — particularly in counties with only one or two carriers on the exchange. Employees who had individual coverage through another qualifying event (a job change, marriage, birth of a child) may already be locked into a plan and cannot change it just because their employer is now offering ICHRA.
La Inscripción Abierta del Mercado ACA cierra el 15 de enero. Fuera de esa ventana, la única forma en que los empleados pueden inscribirse en un plan del Mercado es mediante un Período de Inscripción Especial. Una oferta de ICHRA a mitad de año sí crea un SEP de 60 días, por lo que la inscripción no es imposible. Sin embargo, la disponibilidad de planes bajo un SEP a mitad de año puede ser más limitada que durante la Inscripción Abierta, especialmente en condados con solo uno o dos aseguradoras en el mercado. Los empleados que tenían cobertura individual a través de otro evento calificado (un cambio de trabajo, matrimonio, nacimiento de un hijo) pueden ya estar bloqueados en un plan y no pueden cambiarlo solo porque su empleador ahora ofrece ICHRA.
There is also the affordability calculation complication. Premium tax credit eligibility is assessed at enrollment and can shift when ICHRA is introduced. An employee who enrolled in a subsidized plan during Open Enrollment and then receives an ICHRA offer mid-year may need to notify the Marketplace and recalculate their APTC — a process that is unfamiliar to most workers and can result in repayment obligations at tax time if handled incorrectly.
También está la complicación del cálculo de asequibilidad. La elegibilidad para créditos fiscales de primas se evalúa en el momento de la inscripción y puede cambiar cuando se introduce ICHRA. Un empleado que se inscribió en un plan subsidiado durante la Inscripción Abierta y luego recibe una oferta ICHRA a mitad de año puede necesitar notificar al Mercado y recalcular su APTC, un proceso que es desconocido para la mayoría de los trabajadores y puede resultar en obligaciones de reembolso al momento de presentar impuestos si se maneja incorrectamente.
The standard guidance from ICHRA administrators is to plan six months ahead for a January 1 start. If you learn about ICHRA in March, your target is to have the plan document finalized, the 90-day notice ready, and employee communications drafted before October 3, so everything lines up with the November Open Enrollment window. Use the intervening months to select an ICHRA administrator, model the allowance amounts, and set up the plan documents. For a step-by-step walkthrough of that entire setup process, see our ICHRA setup guide.
La orientación estándar de los administradores de ICHRA es planificar con seis meses de anticipación para un inicio el 1 de enero. Si aprende sobre ICHRA en marzo, su objetivo es tener el documento del plan finalizado, el aviso de 90 días listo y las comunicaciones a los empleados redactadas antes del 3 de octubre, para que todo coincida con la ventana de Inscripción Abierta de noviembre. Use los meses intermedios para seleccionar un administrador de ICHRA, modelar los montos de asignación y configurar los documentos del plan. Para un recorrido paso a paso de todo ese proceso de configuración, consulte nuestra guía de configuración de ICHRA.
What happens if an employee misses the enrollment windowQué sucede si un empleado pierde la ventana de inscripción
This is the scenario employers need to think through before launching ICHRA, because the consequences are serious. If an employee fails to enroll in an individual health plan during Open Enrollment or their 60-day SEP, they have no qualifying coverage. Under ICHRA rules, reimbursements can only be paid for medical expenses incurred while the employee is enrolled in qualifying individual health coverage. No coverage means no reimbursements — the ICHRA benefit is effectively lost for the employee until they obtain coverage.
Este es el escenario que los empleadores necesitan analizar antes de lanzar ICHRA, porque las consecuencias son graves. Si un empleado no logra inscribirse en un plan de salud individual durante la Inscripción Abierta o su SEP de 60 días, no tiene cobertura calificada. Según las reglas ICHRA, los reembolsos solo se pueden pagar por gastos médicos incurridos mientras el empleado está inscrito en cobertura individual de salud calificada. Sin cobertura no hay reembolsos — el beneficio ICHRA se pierde efectivamente para el empleado hasta que obtenga cobertura.
Outside of a qualifying life event, the next opportunity to enroll is the following Open Enrollment period (November 1 of the current year, for coverage starting January 1 of the following year). An employee who misses the January 1 ICHRA launch window may be without both ICHRA reimbursements and health coverage for up to eleven months. This is a material harm, and it is entirely preventable through clear, proactive communication from the employer.
Fuera de un evento de vida calificado, la próxima oportunidad de inscribirse es el siguiente período de Inscripción Abierta (1 de noviembre del año en curso, para cobertura a partir del 1 de enero del año siguiente). Un empleado que pierde la ventana de lanzamiento de ICHRA del 1 de enero puede quedarse sin reembolsos ICHRA y sin cobertura de salud hasta por once meses. Este es un daño material, y es completamente prevenible mediante una comunicación clara y proactiva por parte del empleador.
Employers can reduce this risk by doing three things: sending the 90-day notice with a clear enrollment deadline, following up with a reminder in mid-November, and designating a specific point of contact employees can reach for help navigating the Marketplace. Some employers also work with a local insurance broker or enrollment navigator who can provide one-on-one assistance to employees during the selection process. The cost of that support is typically small relative to the cost of an employee who ends up uninsured because they were confused about deadlines.
Los empleadores pueden reducir este riesgo haciendo tres cosas: enviar el aviso de 90 días con un plazo de inscripción claro, hacer seguimiento con un recordatorio a mediados de noviembre y designar un punto de contacto específico al que los empleados puedan acudir para obtener ayuda para navegar el Mercado. Algunos empleadores también trabajan con un corredor de seguros local o un navegador de inscripción que puede proporcionar asistencia individual a los empleados durante el proceso de selección. El costo de ese apoyo es típicamente pequeño en relación con el costo de un empleado que termina sin seguro porque estaba confundido sobre los plazos.
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Ready to build your ICHRA implementation timeline? Our step-by-step ICHRA setup guide walks through every milestone from plan document to first reimbursement. And before you send your 90-day notice, make sure you know exactly what it must contain: see the ICHRA employee notice requirements guide for the five required elements and safe harbor language.
¿Listo para construir tu cronograma de implementación ICHRA? Nuestra guía de configuración ICHRA paso a paso recorre cada hito desde el documento del plan hasta el primer reembolso. Y antes de enviar tu aviso de 90 días, asegúrate de saber exactamente qué debe contener: consulta la guía de requisitos del aviso para empleados ICHRA para los cinco elementos requeridos y el lenguaje de puerto seguro.
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