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REGULATORY JUN 15, 2026 06 MIN READ

ICHRA Employee Notice Requirements: The 90-Day Rule Employers Must Follow Requisitos de Aviso a Empleados ICHRA: La Regla de los 90 Días que los Empleadores Deben Seguir

Before ICHRA takes effect, every eligible employee must receive written notice at least 90 days in advance. Miss the deadline and you face a $100/day excise tax per employee. Here's what the notice must say and how to deliver it correctly. Antes de que entre en vigencia el ICHRA, cada empleado elegible debe recibir aviso escrito con al menos 90 días de anticipación. Perderse el plazo puede resultar en un impuesto especial de $100/día por empleado. Aquí está lo que debe decir el aviso y cómo entregarlo correctamente.

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The Editorial Desk · Neutral research, updated weekly
HR manager reviewing ICHRA employee notice documents at a professional desk
TL;DR
  • Employers must deliver written notice at least 90 days before the ICHRA plan year starts. New hires get it on their first day of eligibility.
  • Los empleadores deben entregar aviso escrito al menos 90 días antes de que comience el año del plan ICHRA. Los nuevos contratados lo reciben el primer día de elegibilidad.
  • The notice must include: the allowance amount, coverage requirement, APTC interaction, and how to contact the Marketplace.
  • El aviso debe incluir: el monto de la asignación, el requisito de cobertura, la interacción con el APTC y cómo contactar el Mercado.
  • Penalty for non-compliance: $100/day per affected employee under IRC §4980D.
  • Penalidad por incumplimiento: $100/día por empleado afectado bajo IRC §4980D.
  • Use the IRS model notice as a safe harbor. Email delivery with read receipt is acceptable documentation.
  • Use el aviso modelo del IRS como puerto seguro. La entrega por correo electrónico con acuse de recibo es documentación aceptable.

What the 90-day notice requirement actually isEn qué consiste realmente el requisito de aviso de 90 días

Under 26 CFR §54.9802-4(c)(6), employers offering an Individual Coverage HRA must provide each eligible employee with written notice before the plan year begins. The rule requires delivery at least 90 days before the first day of the plan year — typically October 1 if the plan starts January 1.

Bajo 26 CFR §54.9802-4(c)(6), los empleadores que ofrecen un HRA de Cobertura Individual deben proporcionar a cada empleado elegible un aviso escrito antes de que comience el año del plan. La regla requiere entrega al menos 90 días antes del primer día del año del plan — típicamente el 1 de octubre si el plan comienza el 1 de enero.

The purpose is straightforward: employees need time to shop the individual market during their Special Enrollment Period (SEP) or Open Enrollment window before their ICHRA benefit kicks in. A worker who doesn't find out about ICHRA until December 20 cannot realistically enroll in a marketplace plan by January 1.

El propósito es sencillo: los empleados necesitan tiempo para explorar el mercado individual durante su Período de Inscripción Especial (SEP) o la ventana de Inscripción Abierta antes de que entre en vigor su beneficio ICHRA. Un trabajador que no se entera del ICHRA hasta el 20 de diciembre no puede inscribirse de manera realista en un plan del mercado para el 1 de enero.

New hires: a different timelineNuevos contratados: un cronograma diferente

For employees who are hired mid-year and become newly eligible for ICHRA, the 90-day rule applies differently. The IRS regulations allow employers to provide the notice on the first day the employee is eligible — they do not have to wait 90 days before the employee can use the benefit. The notice must still be given before the ICHRA takes effect for that individual.

Para los empleados que son contratados a mitad de año y se vuelven elegibles para ICHRA por primera vez, la regla de los 90 días se aplica de manera diferente. Las regulaciones del IRS permiten a los empleadores proporcionar el aviso el primer día que el empleado es elegible — no tienen que esperar 90 días antes de que el empleado pueda usar el beneficio. El aviso aún debe entregarse antes de que el ICHRA entre en vigencia para ese individuo.

Best practice: include the ICHRA notice in new hire paperwork, alongside the Summary Plan Description (SPD) and other benefits disclosures. Document with a signed acknowledgment.

Mejor práctica: incluir el aviso ICHRA en los documentos de contratación, junto con la Descripción Resumida del Plan (SPD) y otras divulgaciones de beneficios. Documentar con un reconocimiento firmado.

What the notice must include: the five required elementsLo que debe incluir el aviso: los cinco elementos requeridos

The IRS specifies that a compliant ICHRA notice must contain all of the following:

El IRS especifica que un aviso ICHRA conforme debe contener todos los siguientes elementos:

  1. The amount of the ICHRA allowance — stated clearly in dollar terms (monthly or annual). If allowance varies by class (e.g., full-time vs. part-time), each class must receive the notice reflecting their specific amount.
  2. El monto de la asignación ICHRA — expresado claramente en términos de dólares (mensual o anual). Si la asignación varía según la clase (por ejemplo, tiempo completo vs. tiempo parcial), cada clase debe recibir el aviso que refleje su monto específico.
  3. The coverage enrollment requirement — employees must be enrolled in qualifying individual health coverage (ACA-compliant plan, not short-term or excepted-benefit-only) to receive reimbursements. The notice must state this condition.
  4. El requisito de inscripción en cobertura — los empleados deben estar inscritos en cobertura individual de salud calificada (plan conforme con la ACA, no de corto plazo ni solo de beneficios exceptuados) para recibir reembolsos. El aviso debe indicar esta condición.
  5. The APTC interaction statement — if the ICHRA offer is deemed affordable under the 9.96% safe harbor, the employee is not eligible for premium tax credits on the Marketplace. The notice must explain this clearly so employees can make an informed decision.
  6. La declaración de interacción con el APTC — si la oferta de ICHRA se considera asequible según el puerto seguro del 9.96%, el empleado no es elegible para créditos fiscales de primas en el Mercado. El aviso debe explicar esto claramente para que los empleados puedan tomar una decisión informada.
  7. How to contact the Marketplace — the notice must tell employees they can visit HealthCare.gov or call 1-800-318-2596 to learn about their individual market options and determine APTC eligibility.
  8. Cómo contactar el Mercado — el aviso debe indicar a los empleados que pueden visitar HealthCare.gov o llamar al 1-800-318-2596 para conocer sus opciones en el mercado individual y determinar la elegibilidad para el APTC.
  9. Employer contact information — the name and contact details of the person or department employees can reach with questions about the ICHRA offer.
  10. Información de contacto del empleador — el nombre e información de contacto de la persona o departamento al que los empleados pueden acudir con preguntas sobre la oferta ICHRA.

The IRS model notice: use itEl aviso modelo del IRS: úselo

The IRS published model ICHRA notice language in IRS Notice 2019-27. Employers who use the model notice (customized with the correct allowance amount, dates, and contact information) are treated as having met the content requirements — a safe harbor provision. There's no reason to draft a custom notice from scratch.

El IRS publicó el lenguaje del aviso ICHRA modelo en la Notificación del IRS 2019-27. Los empleadores que utilicen el aviso modelo (personalizado con el monto de asignación correcto, fechas e información de contacto) se considerarán que han cumplido los requisitos de contenido — una disposición de puerto seguro. No hay razón para redactar un aviso personalizado desde cero.

Most ICHRA administrators (PeopleKeep, Take Command Health, Thatch, Remodel Health) provide compliant notice templates as part of their onboarding. If you're administering ICHRA without a platform, download the IRS model from IRS.gov and fill in your plan-specific fields.

La mayoría de los administradores de ICHRA (PeopleKeep, Take Command Health, Thatch, Remodel Health) proporcionan plantillas de aviso conformes como parte de su proceso de incorporación. Si está administrando ICHRA sin una plataforma, descargue el modelo del IRS desde IRS.gov y complete los campos específicos de su plan.

How to deliver the notice and document itCómo entregar el aviso y documentarlo

The IRS allows either paper or electronic delivery, subject to normal electronic disclosure rules under ERISA. In practice, this means:

El IRS permite la entrega en papel o electrónica, sujeta a las reglas normales de divulgación electrónica bajo ERISA. En la práctica, esto significa:

  • Email with read receipt works if employees have regular work-related computer access. Save the sent email and read receipt confirmation.
  • Correo electrónico con acuse de recibo funciona si los empleados tienen acceso regular a computadoras relacionadas con el trabajo. Guarde el correo enviado y la confirmación del acuse de recibo.
  • HRIS or onboarding portal (with signed acknowledgment) is the cleanest documentation trail — the system timestamps when the employee viewed and acknowledged the document.
  • HRIS o portal de incorporación (con reconocimiento firmado) es el rastro de documentación más limpio — el sistema registra cuándo el empleado vio y reconoció el documento.
  • Paper notice with signature remains perfectly valid and is the safest option for employees without regular computer access (warehouse workers, field staff, etc.).
  • Aviso en papel con firma sigue siendo perfectamente válido y es la opción más segura para empleados sin acceso regular a computadoras (trabajadores de almacén, personal de campo, etc.).

Keep delivery records for at least three years — the same retention standard as Form 5500 and ERISA plan documents. If the IRS or DOL ever audits the ICHRA arrangement, proof of timely notice delivery is one of the first things they request.

Conserve los registros de entrega durante al menos tres años — el mismo estándar de retención que el Formulario 5500 y los documentos del plan ERISA. Si el IRS o el DOL audita el arreglo ICHRA, la prueba de entrega oportuna del aviso es una de las primeras cosas que solicitan.

The penalty for missing the deadlineLa penalidad por no cumplir el plazo

Under IRC §4980D, failure to satisfy market reform requirements (including the notice requirement) triggers an excise tax of $100 per day per affected employee. There is a cap of $500,000 per employer per calendar year for unintentional violations, and a "reasonable cause" exception that can eliminate or reduce the penalty if the employer corrects promptly and can show good faith.

Bajo IRC §4980D, el incumplimiento de los requisitos de reforma del mercado (incluido el requisito de aviso) genera un impuesto especial de $100 por día por empleado afectado. Existe un límite de $500,000 por empleador por año calendario para violaciones no intencionales, y una excepción de "causa razonable" que puede eliminar o reducir la penalidad si el empleador corrige de inmediato y puede demostrar buena fe.

The practical upshot: if you have 10 employees and miss the notice deadline by 30 days, you're looking at $30,000 in theoretical exposure. The fix is straightforward — send the notice on time, document it, and if you miss it, correct immediately and document the correction with an explanation.

La consecuencia práctica: si tiene 10 empleados y pierde el plazo del aviso por 30 días, enfrenta una exposición teórica de $30,000. La solución es sencilla — envíe el aviso a tiempo, documéntelo, y si lo pierde, corrija de inmediato y documente la corrección con una explicación.

ICHRA notice compliance checklistLista de verificación de cumplimiento del aviso ICHRA

  • Use the IRS model notice or your ICHRA administrator's compliant template
  • Use el aviso modelo del IRS o la plantilla conforme de su administrador de ICHRA
  • Fill in the correct allowance amount for each employee class
  • Complete el monto de asignación correcto para cada clase de empleados
  • Confirm the plan year start date and count back 90 calendar days — that's your delivery deadline
  • Confirme la fecha de inicio del año del plan y cuente 90 días calendario hacia atrás — esa es su fecha límite de entrega
  • Deliver to all eligible employees (not just enrolled employees) before the deadline
  • Entregue a todos los empleados elegibles (no solo a los inscritos) antes de la fecha límite
  • Include the ICHRA notice in new hire onboarding for employees added mid-year
  • Incluya el aviso ICHRA en la incorporación de nuevos contratados añadidos a mitad de año
  • Document delivery: email with read receipt, portal acknowledgment, or signed paper receipt
  • Documente la entrega: correo electrónico con acuse de recibo, reconocimiento en portal, o recibo firmado en papel
  • Retain delivery records for at least three years
  • Conserve los registros de entrega durante al menos tres años

Frequently asked questionsPreguntas frecuentes

How far in advance must an employer send the ICHRA notice?
¿Con cuánta anticipación debe enviar el empleador el aviso ICHRA?
At least 90 days before the ICHRA plan year starts. For a January 1 plan year, that means delivering the notice no later than October 3. For new hires, notice is given on their first day of eligibility.
Al menos 90 días antes de que comience el año del plan ICHRA. Para un año de plan del 1 de enero, eso significa entregar el aviso a más tardar el 3 de octubre. Para nuevos contratados, el aviso se entrega el primer día de elegibilidad.
What is the penalty for not providing the ICHRA notice?
¿Cuál es la penalidad por no proporcionar el aviso ICHRA?
$100 per day per affected employee under IRC §4980D, capped at $500,000/year for unintentional violations. A reasonable cause exception applies if the employer corrects promptly.
$100 por día por empleado afectado bajo IRC §4980D, con un límite de $500,000/año para violaciones no intencionales. Se aplica una excepción de causa razonable si el empleador corrige de inmediato.
Can the ICHRA notice be sent electronically?
¿Puede enviarse el aviso ICHRA electrónicamente?
Yes, provided employees have regular work-related computer access or have consented to electronic delivery. Email with read receipt is sufficient documentation. Paper with signature is the safest option for field or warehouse workers.
Sí, siempre que los empleados tengan acceso regular a computadoras relacionadas con el trabajo o hayan consentido la entrega electrónica. El correo electrónico con acuse de recibo es documentación suficiente. El papel con firma es la opción más segura para trabajadores de campo o almacén.
Does ICHRA notice have to be sent to all employees or only enrolled ones?
¿Debe enviarse el aviso ICHRA a todos los empleados o solo a los inscritos?
To all eligible employees — including those who may decline the ICHRA. Every worker who could participate must receive notice so they can make an informed decision about the Marketplace and APTC eligibility before their SEP or Open Enrollment window closes.
A todos los empleados elegibles — incluidos aquellos que puedan rechazar el ICHRA. Todo trabajador que pueda participar debe recibir el aviso para poder tomar una decisión informada sobre el Mercado y la elegibilidad para el APTC antes de que cierre su SEP o la ventana de Inscripción Abierta.

Setting up ICHRA for the first time? Our step-by-step employer guide covers the full setup timeline, including when to send the notice. Or run the affordability calculator to confirm your allowance clears the 9.96% safe harbor.

¿Configurando ICHRA por primera vez? Nuestra guía paso a paso para empleadores cubre el cronograma completo de configuración, incluyendo cuándo enviar el aviso. O use la calculadora de asequibilidad para confirmar que su asignación supera el puerto seguro del 9.96%.